信息系统管理制度

OA系统管理制度

　　在不断进步的时代，制度使用的频率越来越高，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。什么样的制度才是有效的呢？下面是小编为大家收集的OA系统管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

OA系统管理制度1

　　第一章 总 则

　　第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

　　第二条 OA系统运行应坚持优化业务办公流程程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定。

　　第三条 为保障公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据企业网建设及OA系统实施要求，结合本公司实际，特制定本办法。

　　第四条OA系统由总部技术处负责升级、网络维护，保障网络服务器始终在线，保持正常的运行状态，并建立服务器运行日志。

　　第五条人资处负责OA系统的建设、管理、运行和维护检查工作。并经行系统使用的培训。

　　第六条各部门有专人负责本部门相关电子文档的保存，各部门发起流程应有专人负责OA流程的跟进与追踪。

　　第二章 系统实施的目标

　　第七条 OA系统的运行是为了达到公司内部无纸化办公及对外信息交流。系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。

　　第八条 为公司实行信息化战略目标。首先是全面实现公司内部办公无纸化；进阶实现公司成员企业之间的信息交换、网络办公等。

　　第三章 系统运行操作管理

　　第九条 在公司内，有签章的电子文件(包括打印版)与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。

　　第十条 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。

　　第十一条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

　　1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

　　2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

　　3、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。

　　第十二条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

　　第四章 网上办公业务管理规则

　　第十三条 发文

　　公司各管理部门发布正式公告，由各部门职员拟稿，交部门主管审核修订后后，提交人资处复核编码，人资处根据文件性质提交给相关部门领导讨论，通过后文件传递给人资处正式发布并对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

　　第十四条 收文（包括纸质文件和网发文件）

　　1、公司收文，总经办收到政府及相关企业、合作伙伴来文后登记，传递给总经办负责人，如需接收办理的扫描后上传OA系统。在提出初步处理意见后提交公司领导阅示，领导阅览后批示意见，总经办根据领导批示意见转交相关部门办理。

　　2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。

　　3、工作流的建立、变更和注销

　　部门因工作需要新建、变更、注销工作流时，经本部门负责人提出申请，经人资处审批后，由系统管理员在接到通知后4个工作日内进行工作流的新建、变更及注销。

　　第十五条 其他办公事项

　　1、日常请假

　　单位人员请休病假、事假或公出，须经OA系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审批，由人资处核实存档。

　　2、协同办公

　　公司各部门人员需要传递文件，须用OA与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

　　3、会议通知

　　召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导沟通相关参会人员。需要分管领导以上参加的提交总经办申请。

　　4、公告调查

　　由各部门起草公告通知等信息，人资处核定公告内容及格式，核实无误后编号，交由该部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。

　　5、新闻稿件登记

　　由各部门拟稿后交由相关领导审批发稿，稿件刊发后，再交由总经办审核登记、相关领导查阅后，由总经办文档管理员归档。

　　第五章 安全保密管理

　　第十六条OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

　　第十七条OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及国家秘密，以及公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。

　　第十八条 通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。

　　第十九条 由人资处负责现有用户、及新增用户的审核、开通，并确认需要开通的人员名单和使用权限。

　　第二十条OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责。

　　第二十一条OA系统涉及使用电子印章和人员签名，由人资处统一制作并授权使用，对电子印章的使用、管理等同于实物印章。

　　第二十二条 有权使用电子印章和人员签名的人员，应定期更换其密码，妥善保管，不得泄露；电子印章及签名在OA系统上（包括OA系统文件打印版）与鲜章具有同等效力，非OA打印格式纸质打印无效。

　　第二十三条 原则上有权使用电子签章的管理人员，再请假期间也需要按照本制度要求按时登陆OA系统处理工作，如果确实需要有工作替代人。必须在休假前OA发送工作替代申请到人资处备案。因出差耽搁等不可抗力因素可委托直接上级代为处理。

　　第六章 系统维护管理

　　第二十四条 为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件，系统管理员应指导检查本单位操作用计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。

　　第二十五条 系统管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。

　　第二十六条 OA系统定时关闭维护时间为：“五一”、“十一”及春节长假期间。

　　第二十七条 总经办应与软件开发单位签订技术支持协议，确保故障得到及时处理及软件版本升级。

　　第八章 考核

　　第二十八条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入部门年度考核范围。

　　第二十九条 OA系统发布的相关信息如需要一定时间段内回复的，发件人必须注明答复时间，并抄送总经办督导处，并在后续进行2次答复提醒。

　　第三十条 相关收件人没有在规定时间内对协作部门发出的信息做出及时答复的，未影响工作进行警告一次，对工作造成影响依状况惩处。

　　第三十一条 OA系统撰文、附件，必须认真确认，有出现错别字及附件格式不对（包含但不限于：附件错误、附件不完整、所附扫描件方向不对等），回复期间要求不准确或漏要求，对于发件人警告一次。

　　第三十二条 处罚

　　1．对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照考核的相关办法进行处理。

　　2．侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的；遗失或泄露帐号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，将根据有关情节和所造成的损失大小，依据相关规定，对责任人进行处理。

　　3．违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

　　第九章 附则

　　第三十三条 本办法未包括事项仍按原程序办理。

　　第三十四条 本办法自下发之日起执行。

　　第三十五条 本办法由公司总经办负责解释

OA系统管理制度2

　　为加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，确保OA系统安全、畅通运行，特制定本制度。

　　第一章 总则

　　第一条 OA系统内容包括协同办公、表单应用、公文管理、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、会议等功能板块。旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公文管理流程，提高办公效率。

　　第二条 OA系统以事件为中心，从发文、办理、行文至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中OA系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作进行效能督查。

　　第三条 OA系统设置阅读权限，未正式印发或办结的公文，只有参与流程的相关人员才有权限查阅。对已办结的文件，除涉密文件外，均公开发布供查阅。

　　第四条 本办法适用于经批准使用OA系统的集团各公司及各使用人。

　　第二章 系统管理

　　第五条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时变更初始密码，新设置密码不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由使用人全权负责。

　　1 第六条 使用部门及人员在工作时间内应保持上午9：00-10：00，中午13：00-14：00和下午16：00-17：00三个时间段定时登录OA系统进行办公，保证及时动态接收、处置和办理文件。

　　第七条 各公司负责人为本公司OA系统管理的第一责任人，办公室为本公司OA系统管理的`执行部门。

　　第八条 各公司办公室文员负责对日常公文流转的发布和归档。配合本公司高管人员使用OA系统进行业务批办。

　　第三章 OA系统运转流程及规定

　　第九条 集团公司发布的发文应及时转为各公司的收文，通过OA系统进行流转，并存储电子版。

　　第十条 各公司所有收文必须按文件的的文头、文号等相关格式在OA系统上登记并由收文公司办公室进行批办。

　　第十一条 批办的文件依批示意见经公司领导审阅后，按照流程规定逐级阅示、办理。

　　第十二条 结束办理流程的公文必须及时由各公司办公室做好系统归档管理，并打印领导批示后由办公室文档管理员进行打印、分发、存档。

　　第十三条 通知、公告由拟稿部门经审批通过后统一交由办公室在OA系统上发布。

　　第十四条 协同管理

　　一、除正式公文以外的工作安排、交流、资料传递、信息报送等均可通过协同方式进行传输。

　　二、对于设定了期限的重要协同工作，接收单位应于期限内给予响应，如未按要求及时收文，所造成的后果由接收单位自行负责。

　　第十五条 公告通知模块

　　发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布。

　　第十六条 信息发布专栏模块

　　发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位负责人或指定负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布。审批过程可使用工作流程。

　　第十七条 通知模块

　　发布与 OA 系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位负责人或指定负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布。审批过程可使用工作流程。

　　第十八条 各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。各单位负责人对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

　　第四章 用户权限

　　第十九条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

　　第二十条 用户主要权限如下

　　一、普通员工

　　1、在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接

　　3

　　领导。

　　2、可使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作。 3、可监控、查询自己参与公文的办理情况。 4、可进行电子公文的校对。

　　5、接收需要本人待阅的文件，查询本人已阅公文的情况。 6、对自己所需的公文申请借阅。

　　7、公共信息查询。

　　二、部门管理员

　　1、在系统中具有普通员工的所有权限。 2、本部门发文、制定协同审批流程。

　　3、收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，或是其他部门转发的文件。

　　三、部门经理

　　1、在系统中具有普通员工的所有权限。

　　2、在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送部门总监会签、审批。

　　3、收文处理过程中，接收领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理。

　　四、部门总监

　　1、在系统中具有普通员工的所有权限。

　　2、在公司发文中，接收本部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送公司领导审阅。

　　4

　　3、收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。

　　五、公司领导

　　1、在系统中具有普通员工的所有权限。

　　2、公司发文中，负责对公司发文的审批签发。

　　3、收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。

　　六、办公室文员/秘书

　　1、在系统中具有普通员工的所有权限。

　　2、负责呈送公司领导签批文件的督办。

　　3、接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室主任。

　　4、根据公司领导批示传送相关部门或人员办理。

　　5、负责将办毕公文即时归档。

　　6、负责公司收文办理的跟踪管理工作。

　　7、在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员。

　　8、可查询、统计、监控公司收、发文的办理情况。

　　第五章 效能督查

　　第二十一条 流程办理应在指定的时间内办完，系统将自动记录并及时提示办理情况。

　　第二十二条 效能督查分为对审批流程的办理时限督查和该件在各个环节的办理时限督查。总的办理时限以收、发文及竣工的时限为准。为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应每天及时登录到5 OA系统接收各类文件。使用人员如因出差或请假者，应指定任务授权代理人或是异地登陆进行办公。

　　第六章 保密与安全

　　第二十三条 管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，并在公司相关规章制度及可公开的文章知识发布后及时上传到知识文档模块中，系统自动生成不可下载、不可复制、不可打印的效果供公司所有使用查阅，使用人员不得将文档信息涉密。

　　第二十四条 从外网登录OA系统的计算机应安装杀毒软件，不得通过网络寻呼发送感染病毒的文件，以防病毒入侵。

　　第二十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在OA系统中的任何模块(如“网络硬盘”)。

　　第二十六条 使用人员应严格执行有关操作规程，不得侦测、盗用他人帐号和密码，嗅探网络配置、服务器配置和数据库信息。

　　第七章 系统维护

　　第二十七条 系统管理员根据办公室的意见负责OA系统的维护和管理，对系统实行统一部署，权限分配和分级管理。并定期做好数据库服务器的数据备份与安全工作，检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除。

　　第二十八条 服务器出现故障，导致系统无法正常运行等其他无法正常使用的情况，应及时通知使用部门及人员并尽快查明原因、排除故障，恢复正常。如因系统升级维护等相关原因需停用的情况，系统管理员应提前半天发布通知（特殊情况例外）。

　　6 第二十九条 系统管理员负责每月对OA系统数据进行本机备份，每半年对OA系统完整数据进行一次异地备份。

　　第三十条 文档管理员应定期整理知识管理栏中的文档资料，及时删除过期无效文档；使用人员应及时删除在OA系统上生成的失效或错发信息。

　　第八章 考核

　　第三十一条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事的工作事项、登录、信息阅读、处理周期、处理件数、延误情况等进行记录，并将使用情况纳入季度或年度考核范围。

　　第三十二条 惩处

　　一、对长期未登录使用OA系统、不按统一要求进行规范使用，网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行惩处。

　　二、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，将按照事务的后果对当事人及其部门负责人进行相应惩处。

　　三、对泄漏机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

　　第九章 附则

　　第三十三条 本办法自下发之日起执行。

　　第三十四条 本制度由集团总裁办公室负责解释与修订。