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如何有效地解决问题?

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在职场工作中,我们常常会碰见许多需要解决的问题,这个时候,我们要怎样才能有效地解决问题?这篇文章里,作者就总结了有效解决问题的思路和步骤,一起来看看,或许会对你有做帮助。

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导读:

明确问题(发生了什么问题?)查明原因(为什么会发生?)解决方案(怎么才能解决?)

生活和工作中,总是有着各种各样的问题和困难。比如,我该创业还是工作,如何选择?公司某产品销量下滑,如何解决?失业了该怎么办?总之问题无时不在,无时不有。有问题就需要我们去解决,但有时候我们无法控制或不知道如何去解决,这往往会给我们带来压力和焦虑。

我自己经常遇到的问题,一般有三种:

简单的一次性问题:这类问题并不复杂,我们的大脑中往往存在着潜在的答案,可以让我们很快做决策,比如:肚子饿了找东西吃。较为复杂的问题:这类问题没有固定的答案,可能有不同的侧重点,需要我们花费一定的精力进行思考,比如:中午吃什么。创造性解决问题:这类问题没有固定的答案,我们也无法一下子就能确定解决方案,需要我们通过思维、判断、推理去寻找问题的原因,对提出的所有解决方案进行多方面评估才能确定,比如:公司某款产品六七月份销量连续下滑。

需要我们创造性去解决的问题往往是我们从没有碰到过的大问题,遇到未见过的问题人往往会惊慌失措。如果问题特别大,在这种状态下我们根本想不出任何有效地解决方法。

例如:接到上司的指示或商谈:“小张,最近新商品A频繁出现投诉,你去解决一下”“小张,团队的加班时间总是减不下来,你想想办法”“小张,我发现新来的员工没什么朝气,你考虑一下这个问题”。

你可能会很苦恼“我该怎么办”。

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一、明确问题

判断问题是否存在,就看我们的现状与期望的目标之间存不存在差距,如果存在差距,那就存在问题。

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这种差距不是凭空产生的,是由特定的背景形成了现状导致的。

比如:(背景)你有一家公司,5年时间一直用同一种方法销售产品,效果非常好。销售人员会列出潜在客户的名单,按照名单进行陌拜开发客户,5年来公司一直做的很出色,销售额以大约每年10%的速度持续增长,但到了今年第四季度,种种迹象表明销售额将减少10%,而不是增加10%(现状)。面对突如其来的问题,公司希望尽快采取有效措施,使销售额恢复正常(想要的)。

正确地找出问题所在这个行为本身是很难的。我们总有想要解决的问题,但是自己不知道问题是什么。

1. 为了抓住问题点,我们要先明确期望的状态

想要的状态有两种:

1)恢复原状

从不好的状态恢复到普通的状态,常用于现状很严重的情况,比如说:治病、摆脱负债等等。如果恢复到普通的状态,这些问题就解决了。

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2)追求期望

当前并无大碍,即使放置不管,也不会产生不好的状态,但是期望现状能够往更好的方向发展。现状并不是很严重,但是存在惰性、墨守成规等问题,比如:并不需要改变,保持以前的做法就挺好。

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2. 如何找出具体的问题

我自己是秉持着两个原则,从两种维度去找问题。

维度一:定性描述

人体正常体温是:36.1-37℃

现状体温是:38.5℃

那么问题是:现在体温是38.5℃,比正常体温(36.5℃)高了2℃,发高烧了,该如何降至36.5℃?

维度二:定量数据

通过数据图表,分析数据,从中找出问题。

原则一:对于含糊的问题举出具体的案例帮助自己去理解。

原则二:较大的问题先进行分解,把问题具体化到能够思考原因的大小。

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二、查明原因

发生问题了肯定存在某些原因。问题发生在现在,而原因发生在过去。如果不了解过去的原因,直接针对现在发生的问题想解决方案,就算解决了现在的问题,过段时间可能还会再次发生同样的问题。

我自己常用思维导图进行思考查找原因,我的思路如下:

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第一步:先把问题写上。

第二步:直接找出主要原因有点困难,我先罗列出可以想到的所有原因。

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注意:找原因要不断反复地问:为什么,为什么,为什么。

第三步:根据MECE原则(无遗漏、无重复)进行区分和归纳。

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第四步:将原因归类到各个维度中,并在此基础上进行补充。

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第五步:确定两个指标用十字矩形评估原因,找出那个关键的原因。

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我也会用假设验证方法进行原因查找,如下:

tupian第一步:通过数据图表,分析数据,找出问题第二步:提出假设第三步:收集数据,将数据前后进行对比第四步:得出结论

注意:方式方法/工具有很多,我们无须拘泥于用什么样的方式方法/工具,达成目的才是关键。

三、解决方案

售后部门收到关于新产品的投诉达到30多次,如“产品的盖子很硬很难打开”等问题,这该怎么办?

这个时候,人们容易马上就去思考解决方案。比如:有没有什么方法让盖子变滑一些,如果增加温度盖子会不会变软一些等等。不要马上就去思考解决方案,先想想为什么。通过对原因的深挖找出根本的原因后,再想解决方案。

我思考解决方案的步骤和思考原因的一样,思路如下:

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第一步:把焦点集中在找到的根本原因上。

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第二步:把所有能想到的解决方案都列出来。

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注意:有时候会出现只表达结论性的解决方向而没有具体方案的情况。所以想解决方案的时候,要反复自问该怎么做才能实现,将“该怎么做”具体化。

第三步:根据MECE原则(无遗漏、无重复)进行区分和归纳。

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第四步:把解决方案归类后,再重新梳理一遍,看看还有没有别的解决方案。

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第五步:确定评估指标用矩形图评估解决方案。

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四、最后的话

特定的背景导致了现状,让我们和所期望的产生了差距,这个差距就是问题。

我们要做的就是找出问题,找到根本原因,再制定有效地解决方案。

解决问题在职场中是常用的技能,掌握多种技能是和别人拉开距离的有效方法,我自己根据场景将相应的技能、方法、工具大概整理了一下,大家可以参考一下:

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作者:张砖家,公众号:张砖家,品牌营销策划创业者、产品经理

本文由@张砖家 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来源于Unsplash,基于CC0协议

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